Документ
Документ — 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь. 2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя. 3. Письменное свидетельство о чем-нибудь.[1]
Точное значение термина документ зависит от контекста. Документом могут называть единицу хранения в системе автоматизации архива, а могут источник проводок в бухгалтерской системе. Мы можем говорить о документах в составе комплекта технической документации, а можем о юридически значимых документах, дающих законные основания для каких-то решений или действий. В каждом из этих случаев границы понятия документ потребуют уточнения. Используя в технической или иной документации термин документ, не забудьте сформулировать его определение, чтобы не запутать читателей, привыкших говорить о документах в других значениях.
Стандарты
ГОСТ 2.001—2013
3.1 Термины и определения
документ: Зафиксированная на материальном носителе информация, обладающая признаками, позволяющими ее идентифицировать.
Приложение А (справочное)
Комментарии к пунктам стандарта
3.1.1 Документ используют по его назначению в соответствующей предметной области. Документ может храниться и передаваться в пространстве и времени.
Документ логически состоит из двух частей: содержательной, включающей информацию, ради распространения и сохранения которой создан документ, и реквизитной, включающей сведения (признаки), по которым документ может быть идентифицирован и авторизован.
Носитель может быть бумажным (бумага, калька и т. п.) и электронным (магнитные ленты, диски, оптические диски, карты флэш-памяти и др.) или комбинацией различных носителей. В зависимости от вида носителя различают соответственно бумажный, электронный и комбинированный документы.
ГОСТ Р 7.0.8—2013
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
ГОСТ 19.004—80
Стандарт ссылается на определение документа, приведенное в ГОСТ 6.10.2—75.
документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, оформленная в установленном порядке.
ГОСТ Р 56713—2015
5.9 документ: Однозначно определенная единица информации для использования человеком, такая как отчет, спецификация, руководство или книга в печатной или электронной форме.
ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294—93
3.1 документ: Уникально обозначенный блок информации для использования человеком, такой как отчет, спецификация, руководство или книга.
ГОСТ Р ИСО 9000—2015
3.8.5 документ (document): Информация (3.8.2) и носитель, на котором эта информация представлена.
Пример — Запись (3.8.10), спецификация (3.8.7), процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт.
Примечания
1 Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или образцом или их комбинацией.
2 Комплект документов, например спецификаций и записей, часто называется «документацией».
3 Некоторые требования (3.6.4) (например, требование к разборчивости текста) относятся ко всем видам документов, однако могут быть разные требования к спецификациям (например, требование к управлению редакциями) и записям (например, требование к восстановлению доступности).
ISO/IEC/IEEE 15289:2019
document: generic term for separately identifiable, published (in electronic or printed media) information.
документ: обобщающий термин для отдельно идентифицируемой, опубликованной (в электронных или печатных носителях) информации.
Практика
Документ как часть документации
Документы не существуют изолированно. Их всегда разрабатывают в составе той или иной документации, используемой для решения определенных коммуникативных или управленческих задач. Не претендуя на полноту обзора, выделим следующие виды документации:
Документ как таковой
Определение документа
Попытки дать определение документу заводят дерзнувшего в философские дебри. Следует ли считать документом конкретную вещь: книгу, которую я сейчас держу в руках, или файл, открытый у меня в программе просмотра? Если я открыл документ в программе просмотра, а потом вывел его на печать, то получилось два документа, или два экземпляра одного документа? Как быть с версиями документа, каждая версия — это тоже такой документ, или существует какой-то равный себе по содержанию документ, но у него могут быть отличные друг от друга версии? Какая разница между подлинником, оригиналом и копией документа? Чем версия документа от его редакции? Ни один стандарт не дает окончательного ответа на эти вопросы, потому что всегда можно найти другой стандарт, который трактует те же понятия по-другому.
Не имея возможности опереться в полной мере на конкретный стандарт, мы вынуждены самостоятельно формулировать определения документа и нескольких тесно связанных с ним понятий. Именно этих представлений мы будем придерживаться на нашем инофрмационном ресурсе.
Документом будем называть стабильный набор информации, обладающий признаками, позволяющими его идентифицировать.
Идентифицироваться документ может своим названием, авторством, реквизитами, обозначением или набором комбинируемых характеристик, например предметом и жанром.
Предложенное определение документа отличается от большинства стандартных определений отсутствием упоминания о материальном носителе. Для такого решения есть несколько причин.
Во-первых, нам нужна граница между самим документом и теми вещами, в виде которых он может быть нам явлен. Иначе окажется, что электронный документ и его твердая копия — это два разных документа, что идет вразрез с интуитивным пониманием ситуации и практикой обращения с документами.
Во-вторых, отождествив документ с его материальным носителем, мы лишим его вариативности, а себя — возможности говорить о разных редакциях или версиях одного и того же документа.
В-третьих, мы нередко начинаем оперировать документом еще до того, как он будет положен на какой-то материальный носитель. Например, мы можем ссылаться на документы, которые еще не разработаны. Тем не менее, мы в состоянии их идентифицировать и испытываем определенные ожидания относительно информации, которая будет в них приведена.
В целом сформулированное здесь понятие документа приближается к понятию произведения. Одно и то же произведение, в частности, литературное, может быть издано в разных редакциях, в разных форматах, переиздано с исправлением ошибок и т. д. Несмотря на появление большого количества экземпляров, не идентичных друг другу, произведение остается равным себе.
Классификация документов
Типы документов
Изучив доступные стандарты, мы можем классифицировать документы по форме представления информации. Основные типы документов включают:
- Текстовые документы подразделяются на несколько типов:
- Линейные — документы, в которых информация представлена в виде последовательного текста.
- Табличные — текстовые документы, организованные в виде таблиц, с структурированными данными.
- Гипертекстовые — документы с использованием гиперссылок, позволяющих перемещаться между связанными частями текста.
- Изобразительные документы передают информацию через изображения:
- Графические документы — содержат схемы, чертежи и другие графические элементы.
- Фотодокументы — фотографии и изображения, созданные с помощью фотоаппаратов.
- Аудиовизуальные документы включают как звук, так и видеоряд:
- Видеодокументы — содержат визуальную и звуковую информацию, записанную в видеоформате.
- Фонодокументы — записи звуков без визуального сопровождения, такие как аудиофайлы или записи речи.
Виды документов
Видом документа называют набор основных свойств, определяющих форму документа и характер приводимых в нем сведений. Разные комплексы стандартов предлагают разные наборы видов документов. Понимание значения этого термина в разных комплексах стандартов несколько размыто.
Формы представления документов
В настоящее время используются следующие формы представления документов:
Качества документа
Подлинность
Подлинностью документа называют возможность правильно идентифицировать его с достаточной уверенностью.
Достоверность
Достоверностью документа называется соответствие приведенной в нем информации действительности.
Аутентичность
Аутентичностью документа называется его идентичность подлиннику в восприятии целевой аудитории.
Целостность
Целостностью документа называется его неизменность после выпуска.
Коммуникативные свойства документа
Целевая аудитория документа
Целевой аудиторией документа называется категория лиц, которой он по преимуществу адресован. Целевая аудитория характеризуется своими информационными потребностями и возможностями восприятия информации. Квалификацию целевой аудитории учитывают при разработке документа наряду с другими обстоятельствами, в том числе особенностями ситуации, в которую поставлен ее типичный представитель.
Предмет документа
Предметом документа будем называть явление, которое должно оказаться в центре внимания его целевой аудитории. Обычно предметом технического документа выступает какое-либо изделие, входящее в его состав средство или связанный с ним процесс.
Режим чтения документа
Режим чтения документа — это основная ожидаемая модель поведения читателя при работе с ним.
Обычно выделяют следующие режимы чтения:
Крупный документ может состоять из расположенных последовательно учебника, руководства и справочника.
Учебник. В режиме учебника читатель последовательно прорабатывает весь материал документа, переходя в нем от известного к новому.
Учебник нужен читателю, когда знания о предмете у него минимальны или вовсе отсутствуют. Обращаясь к учебнику, читатель рассчитывает разумным усилием преодолеть порог вхождения в изучаемый предмет. Для этого ему необходимо увидеть структуру предмета, понять заложенные в него идей, характер взаимосвязей между его частями и суть происходящих в нем или разворачивающихся вокруг него процессов. В учебнике также разъясняют подходы к решению основных связанных с предметом типов задач, стараясь развить у читателя способность в дальнейшем справляться конкретными задачами самостоятельно. Хороший учебник подводит читателя к самостоятельной постановке новых задач.
Учебник обычно не претендует на полноту описания предмета, зато претендует на глубину его понимания. Он должен обеспечить читателю основу для дальнейшего освоения предмета с помощью руководств и справочников.
Руководство. В режиме руководства читатель получает из документа подробные указания по решению связанных с предметом задач. Их набор может быть весьма обширным, однако, все они формулируются авторами руководства и выглядят для читателя поставленными извне. Вводные разделы руководства обычно представляют собой упрощенный учебник, доносящий до читателя теорию в минимальном объеме, достаточном для понимания дальнейших инструкций.
Читатель рассчитывает найти в руководстве готовые рецепты, которые он сможет применить, не тратя слишком много сил их интерпретацию применительно к конкретному случаю, и не совершая дорогостоящих ошибок.
Хорошее руководство стремится к полноте, хотя никогда ее не достигает из-за многообразия практических ситуаций.
Справочник. В режиме справочника читатель по мере необходимости обращается к документу за конкретными сведениями, освоив прежде предмет достаточно хорошо, чтобы осознавать собственные информационные потребности.
От справочника ожидают, по крайней мере, формальная полноты и регулярности подачи информации. Весь материал в нем должен быть разбит на обозримые блоки, описывающие подобные явления подобным образом. Например, справочник по командам операционной системы должен содержать описание каждой команды, выполненное по единому плану, а не углубленное рассмотрение некоторых наиболее важных команд, что можно было бы позволить себе в учебнике.
Справочник должен быть хорошо приспособлен для поиска включенных в него блоков информации по предсказуемым для читателя критериям.
Строение документа
Формальная структура документа
Формальной структурой документа будем называть его разбиение на структурные блоки.
Под структурным блоком будем понимать фрагмент текста, снабженный формальным идентификатором в соответствии с принятыми в документе соглашениями. В качестве идентификаторов структурных блоков обычно используют заголовки или номера. Структурной блок может быть снабжен идентификаторами обоих типов или только одним из них. Важное свойство структурного блока — возможность сослаться на него по идентификатору.
Допускается разбиение структурного блока на подчиненные структурные блоки, которые могут быть разбиты на структурные блоки следующего уровня и т. д. Таким образом, структурные блоки образуют иерархию, в основании которой находится сам документ. Считая его уровень нулевым, мы можем говорить о структурных блоках первого, второго и более глубоких уровней.
В зависимости от стандартов, применяемых при разработке документа, находящиеся на разных уровнях структурные блоки могут называться частями, главами, разделами, подразделами, пунктами, подпунктами. Некоторые структурные блоки играют в документе особую роль, в том числе предисловие, послесловие, введение, заключение, приложения и некоторые другие.
Уровнем заголовка будем считать уровень озаглавленного им структурного блока. Появление заголовка в тексте не создает в нем структурный блок автоматически. Сплошной текст, объем которого достаточно велик, может быть снабжен заголовками исключительно для улучшения его обозримости. Такие заголовки еще называют подзаголовками.
При публикации документа заголовки его структурных блоков обычно собирают в оглавление. Уровень заголовков, включаемых в оглавление, может быть ограничен. Например, оглавление может содержать заголовки вплоть до третьего уровня, а заголовки следующих уровней, если они есть в документе, в оглавление не попадут.
Составление формальной структуры — необходимый этап разработки любого документа. На верхних уровнях формальная структура документа обычно определяется типовой структурой, заданной для его вида или жанра (см. ниже). Источником типовой структуры могут быть применяемые стандарты или сложившаяся практика. На нижних уровнях формальна структура зависит от особенностей предмета документа и предполагаемого режима его чтения.
Формальная структура документа не тождественна структуре публикации, сделанной на его основе. Структура публикации обычно более обширна, поскольку включает в себя блоки информационно-поискового аппарата (см. ниже) и крупные элементы оформления, такие, как титульный лист.
Информационно-поисковый аппарат документа
Информационно-поисковым аппаратом документа называют набор вспомогательных средств, которые позволяют читателю лучше понять изложенные в документе сведения и быстрее находить их по мере необходимости.
К информационному аппарату документа относят, в частности, сноски, глоссарии, библиографические списки, приложения.
К поисковому аппарату документа относят оглавления, перекрестные ссылки, различные виды указателей.
Жанр документа
Ни один документ не описывает свой предмет целиком и полностью. Если бы даже кто-нибудь смог составить такой документ, воспользоваться им было бы затруднительно из-за его объема и сложности. Обычно в документ включают частичное описание предмета, показывающее его с определенной точки зрения.
Документ как часть документооборота
Действительность информации в документах
Действительной будем называть информацию, которая описывает фактическое положение дел в момент обращения к ней.
Будем называть действительными любые наборы информации или высказывания, которые выражают действительную информацию. Например, высказывание: «Слон — это такое дерево», содержит недействительную информацию, а высказывание: «Сейчас 3748 год от Рождества Христова», сейчас недействительно, но своевременно станет действительным и будет оставаться таковым в течение года.
Редакции документов
Редакцией документа будем называть его вариант, действительный одновременно с другими такими же.
Например, руководство по эксплуатации троллейбуса может существовать в двух редакциях: сокращенной для водителей и полной для инженеров троллейбусного парка. Обе редакции действительны одновременно, но могут отличаться друг от друга полнотой или оформлением.
Предполагается, что различия между редакциями документа относительно невелики, иначе более естественным решением был бы выпуск нескольких разных документов одного наименования. В приведенном выше примере у производителя троллейбусов существовала бы степень свободы: выпустить две редакции одного руководства по эксплуатации или два разных документа: руководство водителя и руководство инженера. Выбор зависел бы от разных обстоятельств, в частности, от формальных требований к составу комплекта эксплуатационной документации.
Номер редакции документа отражают в его обозначении по ГОСТ.
Версии документов
Версией документа будем называть его стабильный вариант, принадлежащий хронологически упорядоченной последовательности других вариантов того же документа, только один из которых может быть действительным в одно и то же время.
Внесение изменений в версию невозможно по определению. Если в очередной версии документа обнаружена ошибка, то ее исправляют, после чего выпускают следующую версию. Предыдущая версия документа становится после этого недействительной.
Если документ уже разработан, то существует хотя бы одна его редакция и хотя бы одна ее версия. При этом у редакции документа может быть несколько версий, но не наоборот. В конкретный момент времени у документа может не оказаться ни одной действительной версии.
Экземпляры документов
Экземпляром документа будем называть его объективную форму, позволяющую передать этот документ целевой аудитории.
Технически экземпляр документа обычно бывает представлен некоторой публикацией.
Подлинники и копии документов
Говоря о подлинности экземпляра документа, обычно имеют в виду его доказанное соответствие идентифицирующим признакам этого документа.
Подлинником документа обычно называют его экземпляр, обладающий признаками, которые позволяют убедиться в его подлинности с достаточно высокой уверенностью.
Признаками подлинности твердой копии документа могут быть собственноручно поставленные подписи утверждающих лиц, оттиски печатей и т. п. Подлинность электронного документа может подтверждаться электронной подписью или, например, фактом его размещения на официальном веб-сайте организации-разработчика.
Копией документа называют его экземпляр, который невозможно признать его подлинником. Иными словами, копия документа – это изображение его подлинника.
Отличия между подлинниками и копиями документов лежат преимущественно в юридической плоскости. В частности, суды могут может считать подлинники документов более весомыми доказательствами, чем их копии.
Оригиналы и дубликаты документов
Оригиналом документа называют его подлинник, который используют в качестве образца для изготовления копий этого документа.
Дубликатом документа называют его копию, используемый в качестве образца для изготовления копий этого документа.
Представление об оригиналах и дубликатах документов обычно связывают с бумажным документооборотом, существовавшим в докомпьютерную эру. Например, в конструкторском бюро могли хранить оригиналы и дубликаты чертежей, чтобы снимать с них копии для рассылки на предприятия. Тем не менее, ЕСКД вводит понятия оригинала, подлинника и копии как для бумажных, так и для электронных документов[2].
Источники
- Ожегов С. И. Словарь русского языка. — М.: Русский язык, 1977. — 846 с.